Il modulo POP3 viene tipicamente impiegato per filtrare la posta dei client durante il download dei messaggi (che tipicamente avviene da un server esterno). La principale differenza fra il modulo SMTP ed il modulo POP3 consiste nel fatto che nel primo caso chi si collega al modulo STMP (i client sia interni che esterni) lo fa per spedire posta, nel secondo caso invece chi si collega al modulo POP3 lo fa per ricevere posta.
Il modulo POP3 viene tipicamente utilizzato con server di posta esterni, in quanto la posta non può essere controllata prima che arrivi sul server stesso ed il POP3 risulta quindi l'unica opzione per effettuare il controllo sui messaggi in ingresso. Nel caso di un server interno invece è possibile imporre dei controlli sia sul protocollo POP3 che sul protocollo SMTP tuttavia quest'ultimo è preferibile dal momento che permette di applicare le policy aziendali prima che i mesaggi arrivino sul server interno.
Esistono due tipi di configurazione per il modulo POP3, a seconda che gli utenti necessitino di scaricare la posta da un solo server o da più server distinti.
In caso di un singolo server è sufficiente che il client sia configurato per utilizzare il modulo POP3 come server in ingresso (inbound mail) e il modulo deve essere configurato per utilizzare come Server di default (vedere anche la sezione chiamata «Server») il server esterno su cui la posta è depositata.
In caso di server multipli in questo caso il client dovrà sempre essere configurato per utilizzare il modulo POP3 come server in ingresso (inbound mail), tuttavia occorre anche:
lasciare vuoto il box Server di default della sezione , vedere anche la sezione chiamata «Server»)
cambiare nelle impostazioni del client lo username relativo ad ogni account aggiungendo il suffisso /<serverpop3>, facendo attenzione che il carattere / può cambiare a seconda di quello che è definito alla voce Separatore account/server nella sezione del POP3 (vedere la sezione chiamata «Avanzate»), mentre <serverpop3> indica il nome o l'indirizzo IP del server POP3 che l'utente desidera contattare per ricevere la posta.
Si supponga ad esempio che l'utente user01 desideri prelevare la posta dal server POP3 esterno server01.com mentre l'utente user02 desidera prelevare la posta dal server server02.com. Per far questo, dopo essersi accertati che non vi sia alcun "server di default" configurato nella sezione del modulo POP3, occorrerà cambiare il nome dell'account utente sui rispettivi client di posta in modo che sia: user01/server01.com e user02/server02.com.
Se un utente dovesse avere uno username che contiene al suo interno il carattere "/", sarà necessario cambiare il carattere di separazione nella sezione del Modulo POP3 e modificare di conseguenza il nome dell'account sul client di posta.
Se si desidera conoscere i dettagli su come configurare il modulo e/o il significato dei vari parametri, vedere Capitolo 8, Modulo POP3